Arşiv, çeşitli sektörlerdeki bilgilerin depolandığı ve dosyaların yer aldığı alana verilen isimdir. Adliye, hastane, okul gibi pek çok kurumda bulunan arşiv, uzun zaman aralıklarını kapsaması sebebiyle çoğu zaman oldukça kalabalıktır. İçinde bulundurduğu dosyalar nedeniyle arşivler taşınma işlemleri gerektiğinde işin içinden çıkılamayacak seviyelere gelebilir. Bu nedenle kurum ve kuruluşlar arşivlerin taşınması gerektiğinde bilgilerin eksiksiz bir şekilde bir noktadan başka bir noktaya taşınması konusunda endişe duyarlar. Arşiv taşımacılığı ise tam olarak bu noktada devreye girer. Arşiv taşımacılığı; arşivde yer alan dosyaların profesyonel bir şekilde toparlandıktan sonra herhangi bir zarar görmeden istenilen adrese taşınmasını sağlayan hizmetin ismidir. Özellikle hastanelerin, adliyelerin ve şirketlerin bina değişiklikleri sebebiyle bir noktadan başka bir noktaya taşınmasında arşiv taşımacılığının büyük önemi vardır. Arşiv taşıma İstanbul içerisinde sunulan hizmetler sayesinde oldukça profesyonel bir şekilde kısa süre içerisinde gerçekleştirilebilmektedir.
Arşiv Taşımacılığı Nasıl Yapılır?
Arşiv taşımacılığı konusunda merak edilen bir diğer soru ise arşiv taşımacılığının nasıl yapıldığıdır. Arşiv taşımacılığı bu konuda profesyonelleşmiş ve herhangi bir olumsuzluğa sebebiyet vermeyecek kişiler ile yürütülmektedir. İlk olarak taşınacak olan arşivin gereksinimleri, kapasitesi ve hassasiyet durumu belirlenir. Bu işlemin gerçekleştirilmesinin ardından arşivin ne kadar süre içerisinde taşınması gerektiği konusunda planlama yapılır. Bu aşamada önemli olan kurum ve kuruluşların istekleri gibi görünse de arşivin herhangi bir zarar görmeden taşınması en önemli unsurdur. Bu nedenle arşiv taşıma işlemi gerçekleştirilmeden önce dosyaların başına gelebilecek olan olası olumsuzlukların değerlendirilmesi ve bu olumsuzluklara göre hareket edilmesi son derece önemlidir.
Alanında profesyonel ekipler arşivin hassasiyetini ve durumunu tespit ettikten sonra taşımacılık sürecini başlatır. Bu işlem dosya kapasitesine ve taşıma alanında göre değişim gösterse de genellikle iki üç gün içerisinde tamamlanmaktadır.
Arşiv Taşımacılığının Maliyeti Nasıl Hesaplanır?
Arşiv taşımacılığının maliyetinin etkileyen pek çok faktör bulunmaktadır. Ancak temel bir ifadeyle;
• Paketleme gerçekleştirildikten sonra ortaya çıkan koli sayısı,
• Dolap sayısı,
• Taşınacak olan kat sayısı,
Bu taşımacılık türünü etkileyen en önemli faktörler arasında yer almaktadır.
Arşiv Taşımacılığının Önemi ve Süreci
Arşiv Taşımacılığı Neden Önemlidir?
Arşiv taşımacılığı, işletmelerin dosyalarını ve belgelerini bir yerden başka bir yere taşımak için kullanılan bir hizmettir. Arşiv taşımacılığı hizmetleri, işletmelerin dosyalarını ve belgelerini kaybetmeden, hasar görmeden ve çalınmadan yeni bir yere taşımasına yardımcı olur.
Arşiv Taşımacılığı Sırasında Nelere Dikkat Edilmelidir?
Arşiv taşımacılığı sırasında, belirli noktalara dikkat edilmesi gerekir. İşletmeler, arşiv taşımacılığı hizmeti veren firmaları seçerken, firmaların işlerini doğru bir şekilde yapabileceklerinden emin olmalıdır. Arşivlerin taşınması sırasında, kutuların hasar görmemesi için özel bir koruma sağlanmalıdır.
Profesyonel Bir Firma Seçin
Arşiv taşımacılığı, mutlaka profesyonel bir firma tarafından yapılmalıdır. Bu firmalar, arşivlerin taşınması sırasında özel bir koruma sağlarlar ve dosyaların kaybolmasını, hasar görmesini veya çalınmasını önlerler. Arşiv taşımacılığı hizmeti veren firmaların güvenilirliği, işletmeler için oldukça önemlidir. Bu nedenle, firma seçerken referanslarını incelemek ve detaylı araştırma yapmak gerekmektedir.
Planlama Yapın
Arşiv taşımacılığı, detaylı bir planlama gerektirir. Taşıma işlemi öncesinde, arşivlerin tamamı kontrol edilmeli ve taşınacak olan belgelerin sayısı belirlenmelidir. Bu sayede, kutuların hazırlanması ve taşıma işleminin daha kolay bir şekilde yapılması sağlanır.
Özel Etiketler Kullanın
Arşiv taşımacılığı sırasında, dosyaların kaybolmaması için özel etiketler kullanılması gerekmektedir. Her kutuya, içerisindeki dosyaların hangi bölümüne ait olduğunu belirten bir etiket yapıştırılmalıdır. Bu sayede, taşıma işlemi sonrasında dosyaların tekrar yerlerine kolayca konulması mümkün olur.
