Ofis Depolama

Ofis depolama, bir işyerinin şu an kullanmadığı ama elden çıkarmak da istemediği mobilyasını, ekipmanını ve malzemesini bir süreliğine güvenli bir depoda saklamaktır. Ofis küçülüyor, yeni ofis henüz hazır değil, bir şube kapanıyor ya da ofiste yer açmak gerekiyor: Bu durumlarda masaları, dolapları ve cihazları depoya alıyor, ihtiyaç olduğunda istediğiniz adrese getiriyoruz. Arşiv ve dosyalar için ayrı bir sayfamız var: arşiv depolama.

Kısaca: Ofis eşyası ofisten alınıyor, sökülüyor, numaralı bir demirbaş listesine geçiriliyor ve size ayrılmış bir depo odasında saklanıyor. Depolama süresince eşyanın tamamını ya da yalnızca bir kısmını, listeden numarasını söyleyerek geri isteyebiliyorsunuz. Ofisten çıkış ve geri teslim, işinizi aksatmamak için gece ve hafta sonu da yapılabiliyor.

Şirketler ofis depolamaya ne zaman ihtiyaç duyar?

İki ofis arasında

Eski ofisin kira sözleşmesi bitiyor ama yeni ofisin tadilatı sürüyor ya da teslimi gecikiyor. Ofisi iki kez taşımak yerine eşya eski ofisten alınıp depoda bekletiliyor; yeni ofis hazır olunca doğrudan kat planına göre yerleştiriliyor. Bu arada ekip evden ya da geçici bir paylaşımlı ofisten çalışabiliyor. İki ofis arasındaki süre birkaç haftadan birkaç aya kadar uzayabiliyor; depolama aylık hesaplandığı için yeni ofisin teslim tarihi kaysa bile plan bozulmuyor, eşya yalnızca daha uzun bekliyor. Yeni ofisin kat planı netleştiğinde bizimle paylaşırsanız, masaların ve dolapların hangi odaya gideceğini depodan çıkmadan önce belirliyor, yerleştirmeyi tek seferde bitiriyoruz.

Ofis küçülürken

Uzaktan ya da karma çalışma düzenine geçen şirketlerde ofisin küçülmesi sık görülen bir durum. Yeni ofise sığmayan masa, sandalye, dolap ve toplantı mobilyası bir anda değerinin çok altında elden çıkarılmak yerine depoda bekletilebiliyor. Şirket yeniden büyüdüğünde ya da yeni bir şube açıldığında bu eşya tekrar kullanılıyor.

Şube kapanışı ve proje ofisleri

Bir şubenin kapatılması, proje bazlı kurulan bir saha ofisinin işinin bitmesi ya da sezonluk bir satış noktasının kapanması da depolama ihtiyacı doğuruyor. Bu ofislerin eşyası bir sonraki şubeye ya da projeye kadar depoda kalıyor ve ihtiyaç olduğunda yeni adrese gönderiliyor. Şehir dışındaki bir şubeye gönderim gerekirse eşya depodan doğrudan oraya gidebiliyor.

Ofiste yer açmak

Ofisin büyük bir taşınma yapmadan rahatlaması gerektiğinde de depolama işe yarıyor: kullanılmayan yedek mobilya, eski ama atılmak istenmeyen cihazlar, kampanya ve tanıtım malzemeleri, kolili ürün ve ambalaj stokları. Bu eşyalar depoya alındığında ofiste toplantı odası ya da çalışma alanı açılabiliyor.

Fuar ve etkinlik malzemesi

Yılda birkaç kez fuara katılan şirketlerin stand malzemesi, tanıtım ürünleri, banner ve sergi mobilyaları yılın büyük bölümünde ofiste yer kaplıyor. Bu malzemeyi depoda tutmak ve fuar tarihinde doğrudan fuar alanına göndermek, ofisi rahatlatıyor. Fuar sonunda malzeme yeniden toplanıp depoya dönüyor. Fuar taşımacılığının ayrıntıları için fuar taşımacılığı sayfamıza bakabilirsiniz.

Nasıl çalışıyoruz?

1. Keşif: Depolanacak eşyalar, ofisin katı, yük asansörü ve binanın taşınma kuralları görülüyor. Bina yönetiminin izin verdiği saatleri ve otopark girişini keşifte öğreniyoruz.
2. Yazılı teklif: Taşıma, paketleme ve aylık depolama bedeli ayrı kalemler olarak yazılı bildiriliyor.
3. Söküm ve paketleme: Masalar, dolaplar ve modüler mobilyalar sökülüyor; vidaları ve bağlantı parçaları etiketli poşetlerde parçanın yanında kalıyor. Mobilyalar battaniye ve streç filmle sarılıyor.
4. Demirbaş listesi: Her parça numaralanıyor ve listeye geçiriliyor. Şirketinizin kendi demirbaş numaraları varsa listede onları kullanabiliyoruz.
5. Taşıma ve yerleştirme: Eşya kapalı araçla depoya götürülüyor ve size ayrılmış depo odasına, aynı türden parçalar bir arada olacak şekilde yerleştiriliyor.
6. Geri teslim: İhtiyaç olduğunda eşyanın tamamı ya da bir kısmı istediğiniz adrese getiriliyor ve kuruluyor.

Demirbaş listesi ve kısmi teslim

Ofis depolamayı ev eşyası depolamadan ayıran en önemli şey, eşyanın kurumsal bir kayıtla takip edilmesi. Bir şirketin muhasebesinde ya da demirbaş defterinde kayıtlı olan masa, dolap ve cihazların nerede olduğu belli olmalı. Bu yüzden depoya giren her parçayı numaralı bir listeye geçiriyor, listeyi şirketinizin yetkilisiyle paylaşıyoruz. Liste; parçanın türünü, adedini, varsa demirbaş numarasını ve depoya giriş tarihini içeriyor.

Depolama süresince ihtiyaç duyduğunuz parçaları listedeki numarasını söyleyerek isteyebiliyorsunuz: Yeni işe başlayan bir çalışan için iki masa ve sandalye, bir toplantı için katlanır masalar, bir fuar için tanıtım malzemesi. Bu parçalar depodan çıkarılıp istediğiniz adrese götürülüyor, liste de buna göre güncelleniyor. Böylece hangi parçanın depoda, hangisinin ofiste olduğu her zaman belli oluyor.

Gece ve hafta sonu çalışma

Ofis eşyasının ofisten çıkarılması ve geri getirilmesi, iş akışını aksatmamak için çoğu zaman mesai dışında yapılıyor. Gece ve hafta sonu da çalışıyoruz. Plazalarda ve iş merkezlerinde taşınma yalnızca belirli saatlerde, yük asansörü randevusuyla ve ekip ile araç bilgileri güvenliğe önceden bildirilerek yapılabiliyor; bu kuralları keşifte birlikte gözden geçiriyoruz.

Bilgisayar ve elektronik ekipman

Depolanacak bilgisayar, monitör, yazıcı ve ağ cihazlarının sökülüp bağlantılarının ayrılması şirketinizin IT ekibi ya da IT firmanız tarafından yapılıyor; bu hizmeti biz vermiyoruz. Cihazlar ayrıldıktan sonra her birini ayrı ayrı korumaya alıyor, kablolarını ve adaptörlerini kendi poşetine koyup cihaza bantlıyor, mümkünse orijinal kutusunda, değilse köşe korumalı ambalajla depoya götürüyoruz. Depolamadan önce cihazlardaki verileri yedeklemenizi ve gerekiyorsa kişisel veri içeren diskler için kendi kurumsal prosedürünüzü uygulamanızı öneriyoruz. Elektronik cihazlar nemden etkilendiği için depolarımızdaki nem kontrolü özellikle bu eşyalar için önemli.

Depoda ofis eşyası nasıl duruyor?

Toplam 4.000 metrekarelik iki depomuz var: biri 1.000, diğeri 3.000 metrekare. Ofis eşyanız açık bir salonda başka müşterilerin eşyasıyla yan yana değil, şirketinize ayrılmış kilitli bir depo odasında duruyor. Oda büyüklüğü eşyanın hacmine göre belirleniyor; depolama süresince eşya eklendikçe ya da azaldıkça oda da buna göre değiştirilebiliyor. Depolar kamerayla izleniyor, alarm sistemiyle korunuyor, nem kontrolü yapılıyor ve günün her saatinde görevli bulunuyor.

Odada eşya, geri çıkarılması kolay olacak şekilde yerleştiriliyor: aynı türden mobilyalar bir arada, sık istenebilecek parçalar kapıya yakın, ağır parçalar altta. Cam yüzeyli masa tablaları ve dolap kapakları dik ve ayrı ambalajla duruyor; üzerlerine yük bindirilmiyor. Depolama süresince eşyalar sigortalı; kapsam sözleşmede yazılı. Depoyu gelmeden görmek isterseniz 360° sanal turumuzu gezebilirsiniz.

Depoyu ziyaret etmek

Depolama süresince şirketinizin yetkilisi randevu alarak depoya gelebilir, odanızdaki eşyayı görebilir ya da bir parçayı yerinde seçebilir. Bir ofis taşımasının ya da yeni bir şubenin planlandığı dönemlerde bu ziyaret, hangi mobilyanın yeni ofise gideceğine karar vermeyi kolaylaştırıyor. Ziyaret için önceden randevu almanız yeterli.

Uzun süre bekleyecek ofis mobilyası

Ofis mobilyası bazen aylarca, bazen yıllarca depoda kalıyor. Uzun beklemede mobilyanın iyi durumda kalması için birkaç kurala dikkat ediyoruz. Kumaş kaplı ofis koltukları ve toplantı sandalyeleri temiz ve kuru olarak, nefes alabilen örtülerle kaplanıyor; plastikle hava geçirmez şekilde sarılan bir koltuk uzun süre beklediğinde nem tutabiliyor. Masa tablaları ve dolap yüzeyleri çizilmeye karşı battaniyeyle korunuyor, metal dolapların çekmece ve kapakları yolculukta açılmasın diye bantlanıyor; laminat ve ahşap yüzeylerin üzerine ağır yük konmuyor. Sökülen parçaların vidaları kaybolmasın diye etiketli poşetlerde kendi parçasına bantlanıyor. Böylece yıllar sonra bile mobilya eksiksiz ve hızla kurulabiliyor.

Bir daha kullanılmayacak eşya

Depolama süresinin sonunda bazı parçaların artık kullanılmayacağı ortaya çıkabiliyor: eski model masalar, yenilenen ofise uymayan dolaplar. Bu parçaları bir okula, derneğe ya da vakfa bağışlamak istiyorsanız depodan doğrudan ilgili kuruma götürebiliyoruz; ayrıntılar bağış taşıma sayfamızda. Demirbaş kaydınızdan düşülecek parçalar için listeyi buna göre güncelleyip size iletiyoruz.

Depoya alınmayanlar

Gıda ürünleri, yanıcı ve patlayıcı maddeler, kimyasallar, tüp ve basınçlı kaplar depoya alınmıyor. Nakit, kıymetli evrak ve şirket mühürleri gibi değerli ve kritik öğelerin ofiste ya da şirketin kendi güvenli alanında kalmasını öneriyoruz. Kolili ürün ve ambalaj stokları depolanabiliyor; ürünün türünü teklif aşamasında bildirmeniz gerekiyor.

Ofis taşımasıyla birlikte

Ofis depolama çoğu zaman bir ofis taşımasının parçası. Eski ofisten çıkış, depolama ve yeni ofise yerleşme aynı ekip ve aynı liste üzerinden yürüdüğünde, hiçbir parça arada kaybolmuyor ve yeni ofise yerleşme daha hızlı oluyor. Ofis taşımasının ayrıntıları ofis taşımacılığı sayfamızda; taşıdığımız ofislerden biri olan ShiftDelete.Net’in taşınma sürecini ofis taşımacılığı rehberimizde anlattık.

Ofis depolama fiyatını belirleyen etkenler

Keşif ücretsizdir; ardından her kalem ayrı ayrı yazılı olarak bildirilir ve şirketinize fatura düzenlenir. Hızlı bir ön fiyat için teklif formunu doldurabilirsiniz.

Sık Sorulan Sorular